Ansatte vil ha nytt utstyr, mens eierne syns det er dyrt. Som driftssjef blir du skviset i midten. Forhandlingen om mer penger til utstyr er i gang.

De fleste forhandlinger foregår noelunde slik:

«Jeg vil kjøpe Grønland!»

«Du får ikke kjøpe Grønland.»

«Men jeg vil ha Grønland!»

«Nei Trump. Du får ikke Grønland.»

Hvordan en vellykket forhandling skal se ut

La oss si at du har en gammel gamp av en sikt der du får havari på kulelagrene annenhver måned. Gutta på gulvet er lei av å skru på sikta, og du ser med et halvt øye at det ikke er god butikk å vedlikeholde den. Men eirene vil ikke bruke penger på det.

Nøkkelen ligger i a finne ut hva som er den egentlige motivasjonen bak hver part sitt ønske. For så å appelere til det.

Ta operatøren som eksempel:
Hvis han får en ny sikt blir han glad, men så begynner knuseren å havarere annenhver måned i stedet, da er operatøren like sur. Hans egentlige motivasjon er en arbeidshverdag uten slitsomt vedlikehold – ikke selve sikta.

I en vellykket forhandling får alle parter det de egentlig vil ha:

  • Gutta på gulvet får en arbeidshverdag med mindre slit og høyere trivsel
  • Eierne av verket gjør en investering de er trygg på, og får økt avkastning
  • Du blidgjør begge parter, får mindre pes og øker lønnsomheten på verket

Til info:
Saken er basert på boka Negotiating with giants: how to get what you want against the odds, skrevet av en av verdens fremste eksperter på forhandlinger.

Jeg tviler på at Trump har lest den, men det kan du, eller så kan du lese en kort oppsummering av teknikkene som hjelper deg å lykkes i forhandling:

Knytt det opp mot pengestrøm

Pengestrøm er oksygenet til en bedrift. Det må komme mer penger inn, enn det går ut. Hvis ikke er selskapet konkurs, over, finito, kaputt.

Dette er logikken når pengesekken strupes:
Ved å stoppe store innkjøp går det mindre penger ut av selskapet. Da vil gapet mellom “penger inn og penger ut” øke.

Du må bevise hvordan en ny sikt vil gjøre gapet mellom inntekter og utgifter enda større. Bevis hvor dyr den sikta du har er å drifte. Bevis hvor mye dere taper i inntekter. Først da spiller du ball på motparten sin banehalvdel.

Kartlegg disse punktene:

  • Antall tapt produksjonstonn
  • Antall timer tapt produksjon
  • Forbruk av nye deler
  • Antall overtidstimer

Gang antallet med kostnaden så ser du hvor dyrt det blir. Et Excel-ark er kanskje det beste. Da kan du enkelt vise hvor store summer det er snakk om hvis dere fortsetter slik i 1-2-3 år.

Vet du hva, jeg skal faktisk lage et slikt Excel-ark til deg.

Last ned Excel-ark her:
Regneark for tapte kostnader

Støtt deg til ekspertene

Alternativ 1 (slik det ofte blir lagt frem):

«Jeg har på magefølelsen at kulelagrene ryker oftere enn de burde. Hva mener du vi bør gjøre med det?»

Alternativ 2 (slik det bør legges frem):

«I vedlikeholdsmanualen til produsenten står det spesifisert at kulelager ikke bør ryke oftere enn hver 2000 time. Hvis de ryker oftere bør motoren, fjærene og akslingene byttes. Disse delene koster nesten like mye som ny sikt. Hva mener du vi bør gjøre med det?»

Det er vanskelig å si at en ekspert tar feil, ettersom man da automatisk påstår at man selv har mer kunnskap enn eksperten. 

Hvis motparten avfeier ekspertene, kan du enkelt kontre med spørsmålet: «Mener du at vi kan mer om maskinen enn de som har produsert den?»

Ta det gradvis

Steinbrudd sprengt ned, og klargjort for å bygge pukkverk.

Å forberede de på andre siden av bordet på at forespørselen vil komme, er halve jobben. Hvis de får spørsmålet om 1 million kroner ut av det blå, blir de tatt på senga og vil mest sannsynlig ikke ta beslutningen uten å tenke gjennom den.  

Hvis du har bygget en sak over tid og meldt inn nedetid på grunn av samme sikt ved flere anledninger, da vet de allerede at det er et omfattende problem.

De har kanskje gjort seg opp noen tanker om sikta på egenhånd. Gjør du dette forarbeidet og er tålmodig, er det lettere å få ja, når du først spør.

Bruk HMS til din fordel

Du kan ikke ha oversikt på hver minste ting som skjer i verket, og er nødt til å involvere de som faktisk klager for å få riktig dokumentasjon. Forklar dem viktigheten av rapportere uønskede hendelser som grunnlag for å få nytt utstyr. 

Du kan bruke situasjonen som en gyllen mulighet til å innhente dokumentasjon på hvordan sikta går ut over HMS, og samtidig øke fokuset på aktivt HMS-arbeid hos ansatte.

Når operatørene ser at rapporterte hendelser faktisk har en effekt på deres hverdag vil HMS få mer fokus også utover dette tilfellet. I det lange løpet får dere en tryggere arbeidsplass, og nytt utstyr oftere.

Se det fra deres side

Å forstå motparten er en hjørnesten i en vellykket forhandling. Hvis du forstår hvorfor de sier nei, kan du svare på det. Det starter med at du lytter til deres begrunnelser.

«Nei, vi har ikke råd», eller «nei, vi samler i sparegrisen» er ikke en god begrunnelse. Sørg for at du får en god begrunnelse.

Still spørsmål som:

  • Hvorfor har vi ikke råd?
  • Hva er det som er viktigere?
  • Hva må vi gjøre på vår ende?

Når du har fått en god begrunnelse kan du svare konkret. Klarer du å kontre med økonomi eller fakta har du mye større sjans for å få aksept.

Det beste er å gå flere forhandlingsrunder, slik at du har tid til å forberede deg mellom hver. Hvis du kun har én sjans, ring og snakk med motparten på forhånd, luft ideer og fisk etter meninger de allerede har gjort seg opp.

Et enkelt spørsmål på forhånd kan være nok: «Hva tror du egentlig om sikta?»

Ordlegg deg riktig

Den viktigste regelen av alle; aldri bli sint, eller, i hvert fall ikke mens motparten ser det. Uansett hvor mye det koker i topplokket, hold deg rolig og hold deg til saken.

Både ved skriftlig eller muntlig dialog er det viktig å vise at du forstår deres side av saken og anerkjenne deres synspunkt først. Da vil de som oftest gjengjelde tjenesten og høre din side av saken.

Det er veldig enkelt og foregår slik:

«Jeg forstår godt at besparelser er fokus, og det er helt åpenbart at du har stålkontroll på bedriftsøkonomi, men….. (ditt saklige argument).»

Den enkle teknikken med å bekrefte deres side av saken, før du legger frem din, kan gjøre underverker for å få saken din hørt. Og da mener jeg hørt på ekte, i motsetning til døve nikk.

Å faktisk bli hørt og forstått er det første steget mot å få aksept.

Sammenlign med lignende tilfeller

Barn er ofte sluere å forhandle enn det vi tror. En godt etablert teknikk er å sammenligne med andre: «Hvorfor får ikke jeg is, når Ole får is?»

Voksenvarianten ser noenlunde slik ut:

«Så du hva som skjedde med Geir Ove i pukkverk X borti gata? Han hadde så mye nedetid på grunn av havari på kulelager i en gammel sikt at Vegvesenet begynte å handle hos konkurrenten. Han sier de vil tape 40 millioner på det…»

Sammenligninger er viktig fordi det gir et fast holdepunkt. Det viser at andre mennesker ute i verden støtter dine synspunkt om at det er for dyrt, for enkelt, for tåpelig etc.

Last ned Excel-ark til forhandlingsmøter:
Regneark for tapte kostnader

Jeg brukte selv sammenligning sist måned, det gikk for seg slik:

«Hei Gjensidige, jeg ønsker å reforhandle forsikringen min.»
«La meg se hva jeg får til. Beklager, men du har allerede maks rabatt.»
«Hmm.. hvorfor sier SR-Bank at jeg kan få det tre tusen kroner billigere da?»
«De har nok langt dårligere vilkår. Her har du maks dekning.»
«Jeg sjekket vilkårene alt, de er helt like.»
«Eeeh, ok, la meg se, hvis vi *taster på tastatur*, vent litt, ok da, vi klarer 2000,- billigere.»
«Fint, takk.»

Sammenligning funker fjell, i alle aldre, i alle bransjer, i alle forhandlinger. Dess mer konkret, dess bedre.

Ha et delmål

Hvis du ser slaget er tapt bør du gå videre til et delmål. Dette bør du ha definert allerede før forhandlingen starter. Da har du noe å falle tilbake på.

Det kan for eksempel se slik ut:

«Ok, greit, det blir ikke ny sikt i år. Men… hvis den stopper i mer enn 35 timer, eller koster mer enn 150 tusen kroner i vedlikehold i løpet av neste år, kan vi kjøpe en ny da?»

Det er lettere for folk å forplikte seg til ting langt fram i tid. Kanskje du får positivt svar. Hvis du får ja muntlig, sørg for at du får det skriftlig i tillegg.

Deretter kommer oppsalget. Folk som nylig har sagt ja en gang, har lettere for å si ja igjen. Bruk sjansen mens du har de på gli til å spørre om noe helt annet som du også trenger, men som er langt rimeligere.

«Siden vi ikke får ny sikt i år. Kan vi bytte ut transportbåndet på T01?»

Last ned gratis regneark

Å begrunne din sak med økonomi er det aller viktigste du kan gjøre. Få hjelp til det med Excel-arket som er laget spesifikt til dette formålet.

Last ned regnearket under, for å enkelt dokumentere tapte inntekter:

Regneark til tapt produksjon